Милехина Е. Стратегия письменных коммуникаций

ОГЛАВЛЕНИЕ

3. Материалы к разделу "Подготовка отчетов"

Образцы документов

3.1. Пример промежуточного отчета.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
Кому: Н.А. Алешину, директору по маркетингу.
От кого: И.В. Бондаренко, начальника отдела по работе с клиентами.
Дата: 19 ноября 2001 г.
Тема: Ежемесячный промежуточный отчет по использованию карты Card-Bank - Петровский филиал.
ОБЩИЙ ИТОГ
За отчетный период количество клиентов, использующих Card-Bank, возросло с 7,1 % до 7,9 %. 70 % клиентов, открывших счета в течение последних шести месяцев, использовали Card-Bank, по меньшей мере, один раз.
ТЕКУЩЕЕ СОСТОЯНИЕ
Количество клиентов, использующих Card-Bank, возросло на 6,8 %. Планировалось, что их количество увеличится на 8 %. Среди новых клиентов, открывших счета в течение последних шести месяцев, 70 % использовали Card-Bank, по меньшей мере, один раз. Предполагалось, что процент новых клиентов, использующих карту, будет равен 50. Увеличение количества владельцев карты может являться следствием политики персональной разъяснительной работы среди новых клиентов.
ПРОГНОЗ
Планируется увеличить количество клиентов, использующих Card-Bank, до 10 %. Местная рекламная кампания в средствах массовой информации намечена на начало декабря. В рекламных материалах будет особо отмечено, что владельцы карт смогут иметь доступ к своим счетам со своих персональных компьютеров и совершать широкий спектр банковских операций. Наши исследования показали, что связь с банком посредством компьютера является наименее известным свойством Card-Bank.
3.2. Пример периодического отчета.
Служебная записка

Кому: Р. Т. Бону, директору завода. От кого: Г.А. Смирнова, начальника отдела кадров.
Дата: 4 февраля 2000 г.
Тема: Ежемесячный отчет о неявках на работу без уважительной причины.*
Среднее количество неявок на работу за январь равно 6 %. Среднее количество неявок на работу за январь прошлого года равно 7,5 %. Среднее количество неявок на работу за последние 12 месяцев равно 6,8 %.
Ниже приведены данные по неявкам на работу по отделам и сменам.

Начальникам смен было рекомендовано довести до сведения рабочих о необходимости телефонного звонка в случае, если они не могут выйти на работу, а также о необходимости предъявления справки от врача. Ниже приведены данные о количестве сотрудников, предупредивших о невыходе на работу.

Если у Вас возникли вопросы по учету неявок, я готов ответить на них по телефону.
3.3. Пример пояснительного отчета.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
Кому: А.В. Гордееву, директору по работе с персоналом.
От кого: Н.А. Петрова, менеджер по производству.
Дата: 18 июня 2000 г.
Тема: Проблемы передачи рабочей информации при сдаче смены.
ПРЕДЛОЖЕНИЕ
Для улучшения передачи распоряжений при сдаче смены я предлагаю компании ввести пятиминутное перекрывание смен для всех производственных рабочих.
СУЩЕСТВУЮЩАЯ СИСТЕМА
В настоящее время за передачу рабочей информации отвечают начальники смен. Большая часть информации содержится в рабочих журналах, которые ведутся начальниками смен, вносящими в них информацию относительно отдаваемых распоряжений и работы оборудования. В момент сдачи смены заступающий начальник смены просматривает рабочий журнал и требует необходимых разъяснений от еще не ушедшего начальника, сдающего смену. Эта система имеет определенные недостатки. Начальник смены зачастую забывает записать существенную информацию, и заступающий начальник смены ничего о ней не знает. Рабочие не всегда сообщают начальнику смены о проблемах в работе оборудования и, таким образом, запись в рабочий журнал может быть не внесена. Некоторые начальники смен настолько торопятся покинуть рабочее место, что мало чем могут помочь заступающему начальнику смены.
ПРЕИМУЩЕСТВА ИЗМЕНЕННОЙ СИСТЕМЫ
Пятиминутное перекрывание смен облегчит процесс обмена информацией и сделает его более основательным. Передавать рабочую информацию смогут не только начальники смен, но и производственные рабочие. Начальник смены не будет зависеть от информации, оставляемой его предшественником в рабочем журнале.
В этом случае всем работникам, занятым в производственном процессе, следует оплачивать 8 часов 10 минут работы в день, а не 8 часов. Прибыль, которую будет получать компания, стоит того. Нечеткие записи в рабочем журнале плюс изменения в распоряжениях, которые не были переданы заступающей смене, обходятся компании дороже как в денежном выражении, так и с точки зрения эмоционального состояния работников.
3.4. Пример отчета в форме письма.
NATIONAL INSURANCE ANALYSTS
А/я 940, Red Bank, NJ 07701
1 мая 2000г.
Г-ну Элберту Каннингхему
Директору по социальной защите персонала
Falwick Industries
Камден, NJ 08101

Уважаемый г-н Каннингхем!
Проанализировав по Вашей просьбе проект плана страхования здоровья сотрудников Falwick Industries, который будет осуществляться самой компанией, я могу изложить следующие свои соображения, которые, возможно, окажутся Вам полезными.
ПРОГНОЗИРОВАНИЕ ЗАТРАТ НА ВЫПЛАТЫ ПОСОБИЙ СОТРУДНИКАМ
Ваше беспокойство относительно роста затрат на выплату пособий сотрудникам вполне оправдано. В течение последних десяти лет расходы на обеспечение выплат пособий сотрудникам росли в среднем со скоростью 14 % в год. Целью Вашего плана является покрытие роста затрат на медицинское обслуживание и восстановление потерь в доходе. До тех пор, пока инфляция будет продолжать уменьшать реальный доход работников, размер выплачиваемых пособий будет пропорционально расти. Другими словами, в обозримом будущем ожидается увеличение темпов роста.
1-й ВАРИАНТ: ВЫПЛАТА СТРАХОВЫХ ПОСОБИЙ ИЗ ТЕКУЩИХ ДОХОДОВ
При этом подходе, подразумевающем самофинансирование, компания производит выплаты по страховым требованиям непосредственно из имеющихся денежных средств. При этом фирма действительно становится своим собственным страховщиком, но организации резервного фонда для удовлетворения будущих страховых требований не происходит. Большинство компаний, использующих этот план, прибегают к страхованию от потерь, чтобы защитить себя в случае удовлетворения неожиданно крупных страховых требований. Так как при осуществлении этого плана Вашей компании не требуется сбора страховых взносов с сотрудников, Falwick Industries может, учитывая ограничения, налагаемые Законом о пенсионном обеспечении США, приступить к осуществлению такого плана.

Вопросы к разделу

1. Почему пишутся отчеты? Какие причины являются наиболее важными?
2. Назовите несколько характеристик бизнес отчета.
3. Чем отличается служебная записка от отчета в форме служебной записки?
4. В чем отличие отчета в форме служебной записки от отчета-письма?
5. Какая информация может содержаться в промежуточном отчете?
6. Каковы основные шаги при планировании большого отчета?
7. Какова разница между составлением плана отчета и организацией отчета?

Задания для самостоятельного выполнения

Задание 1. Выберите относящуюся к Вашему бизнесу тему. Подготовьте следующие документы применительно к этой теме:

• Отчет объемом около 2000 слов с содержанием, кратким резюме, ссылками и библиографией. Где уместно, включите в свой отчет таблицы и рисунки.
• Отчет объемом 500 слов в форме служебной записки на имя руководителя. Вообразите, что Вашему директору предстоит разговор на данную тему на публике, и данный материал ему может понадобиться.
• Краткий отчет в формате пунктов-пулек, который можно использовать для презентации.

4. Материалы к разделу "Служебные записки, распоряжения, инструкции и другие внутренние документы компании".
4.1. Оформление бланка приказа.

БЛАНК ПРИКАЗА

00.00.0000 № 00
Заголовок (краткое содержание, о чем)
Текст констатирующей части приказа. Раскрываются причины и цели, послужившие основанием для издания приказа, или обосновывается необходимость его выпуска. Если приказ издается во исполнение документа вышестоящего органа, то в этом случае указывается наименование документа, автор, заголовок, дата, номер. Обычно текст констатирующей части начинается с формулировки: "В соответствии ...", "Во исполнение ...", "В целях ...", "Для ..."
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Ответственный исполнитель - наименование структурного подразделения и организации-исполнителя, фамилия руководителя в дательном падеже, содержание задания (предписываемое действие), срок исполнения (дата).
2. Ответственный исполнитель - наименование должности, фамилия и инициалы в дательном падеже, содержание задания (предписываемое действие), срок исполнения (дата).
Несколько разных по характеру заданий (поручений) одному и тому же ответственному исполнителю оформляются:
3. Ответственный исполнитель:
3.1. Содержание задания (предписываемое действие), срок исполнения (дата);
3.2. То же...
Последний пункт. Контроль за исполнением приказа возложить на - указывается структурное подразделение, фамилия лица, на которое возлагается контроль, или наименование должности, фамилия и инициалы.
Название должности подпись расшифровка подписи
Подготовлен:
наименование подразделения подпись расшифровка подписи
Визы:
4.2. Пример оформления приказа по основной деятельности.
ООО "Факел"
ПРИКАЗ
1.10.97 №86
г. Саратов
Об обеспечении сохранности документов в электронной форме

В целях обеспечения сохранности документов и другой информации, находящейся в компьютерах сотрудников фирмы,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Руководителю административно-хозяйственной службы Семенову А.С. совместно с руководителем службы информационного обеспечения Галкиным Ю.А. определить потребность структурных подразделений в источниках бесперебойного питания (ИБП) и обеспечить их приобретение и установку в срок до 26.12.97.
2. Руководителям структурных подразделений совместно со службой информационного обеспечения организовать регулярное сохранение создаваемых документов на дискетах. Контроль за регулярным сохранением документов возложить на руководителей подразделений.
3. Службе информационного обеспечения (Галкин Ю.А.) организовать консультации сотрудников подразделений о порядке сохранения (архивации) документов и разъяснить значение этой процедуры.
5. Службе информационного обеспечения (Галкин Ю.А.) подготовить предложения по установке в структурных подразделениях дисководов типа "Zip" и использовании их для резервного копирования информации. Срок-до 01.12.97.
Генеральный директор подпись М.Ф.Сосновский
4.3. Пример оформления приказа по личному составу
ООО "Факел"
ПРИКАЗ
20.10.97 №34 л/с
г. Саратов
О приеме на работу

ПРИНЯТЬ:
1. Митрофанова Николая Николаевича на должность старшего менеджера отдела рекламы с 22.10.97 с окладом ________ согласно штатному расписанию (контракту).
Основание: личное заявление с визой начальника отдела рекламы.
С приказом ознакомлен: личная подпись, дата

2. Пудовкину Марию Сергеевну на должность бухгалтера по валютным операциям с 23.10.97 с окладом ________ согласно штатному расписанию (контракту) на время декретного отпуска Лимоновой О.В.
Основание: личное заявление с визой главного бухгалтера.
С приказом ознакомлен: личная подпись, дата

Директор подпись А.А.Карев
4.4. Образцы формулировок приказов по личному составу.

4.5. Инструкция по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате.
Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1)
Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-1а)
Применяются для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору (контракту). Составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию.
При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу указываются наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).
Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляют работнику(ам) под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (форма № Т-2 или № Т-2ГС), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма № Т-54 или № Т-54а).
Личная карточка работника (форма № Т-2)
Личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС)
Заполняются на лиц, принятых на работу, на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-la), трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником.
Личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС) применяется для учета лиц, замещающих государственные должности государственной службы.
Коды в зонах кодирования проставляются в соответствии с общероссийскими классификаторами: информации о населении (ОКИН), профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), специальностей по образованию (ОКСО).
При заполнении п. 5 "Знание иностранного языка" раздела 1 формы № Т-2 указывается степень знания языка: "владею свободно", "читаю и могу объясниться", "читаю и перевожу со словарем".
Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право па надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.
При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.
Основными документами, на основании которых заполняется раздел II "Сведения о воинском учете", являются:

• военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе;
• удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, - на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

На граждан, пребывающих в запасе:

• п. 1 "Категория запаса" на офицеров запаса не заполняется;
• п. 3 "Состав (профиль)" - заполняется без сокращения (например, "командный", "медицинский" или "солдаты", "матросы" и т.п.);
• п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" - записывается полное обозначение (шесть цифр, например "021101" или шесть цифр и буквенный знак, например, "113194А");
• п. 5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория "А";
• в п. 7 "Состоит па воинском учете" заполняется (простым карандашом): строка а) - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний; строка б) - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву на военную службу:

• пункты: п. 1 "Категория запаса", п. 3 "Состав (профиль)", п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" и п. 7 "Состоит па воинском учете" не заполняются;
• п. 2 "Воинское звание" - делается запись "подлежит призыву" ;
• п. 5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Инструкции, производится на основании информации из перечисленных документов.
В пункте 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке. делается отметка "снят с воинского учета по возрасту" или "снят с воинского учета по состоянию здоровья".
В разделе III "Прием па работу, переводы на другую работу" с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-la) и приказа (распоряжения) о переводе па другую работу (форма № Т-5), администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 6 формы № Т-2.
В разделе "Отпуск" ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.
Раздел "Дополнительные сведения" заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др.
Штатное расписание (форма № Т-3)
Применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.
Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.
Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5)
Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а)
Применяются для оформления и учета перевода работника-(ов) на другую работу в организации. Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику(ам), под расписку. На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу делаются отметки в личной карточке (формы № Т-2 или № Т-2ГС), лицевом счете (формы № Т-54 или № Т-54а), вносится запись в трудовую книжку.
Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-8)
Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (форма № Т-8а)
Применяются для оформления и учета увольнения работника(ов). Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику(ам) под расписку. На основании приказа о прекращении действия трудового договора (контракта) делается запись в личной карточке (форма № Т-2 или № Т-2ГС), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а), трудовой книжке, производится расчет с работником по форме № Т-61 , "Записка - расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником".
Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11)
Приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а)
Применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе. Составляются на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает работник. Подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику(ам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника. При оформлении всех видов поощрений, кроме денежных вознаграждений (премий), допускается исключение из формы № Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника" реквизита "в сумме _ руб. _ коп.".
4.6. ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ инспектора отдела документационного обеспечения, осуществляющего регистрацию приказов, указаний, докладных записок и других внутренних документов предприятия.
1. Общая часть
1.1. Инспектор осуществляет учет и регистрацию приказов, указаний, докладных записок на имя руководства предприятия и других внутренних документов.
1.2. Инспектор назначается и освобождается от занимаемой должности в установленном порядке по представлению начальника отдела документационного обеспечения.
1.3. Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела.
1.4. Инспектор в своей деятельности руководствуется: положением об отделе документационного обеспечения; приказами, указаниями, инструкциями предприятия; типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии;
настоящей должностной инструкцией.
1.5. Инспектор должен иметь высшее (или среднее специальное образование) либо общее среднее образование и специальную подготовку по установленной программе.
2. Основные задачи и обязанности
2.1. Основной задачей инспектора является обеспечение качественного оформления, правильного учета, своевременной регистрации приказов, указаний, докладных записок на имя руководства предприятия и других внутренних документов.
2.2. Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:

• принимать и регистрировать (на карточках, компьютере) подписанные руководством предприятия приказы и указания, докладные записки па имя руководства предприятия и другие внутренние документы с ведением соответствующих картотек;
• докладные записки после их регистрации передавать начальнику отдела документационного обеспечения для доклада руководству предприятия;
• осуществлять размножение (через копировально-множительный участок) и рассылку (через экспедицию) приказов и указаний на основании списка рассылки, подготовленного подразделением - составителем приказа, указания; докладные записки направлять в соответствии с поручениями и резолюциями руководства;
• формировать документы вдела в соответствии с утвержденной номенклатурой;
• осуществлять справочную работу по документам;
• осуществлять подготовку документов к последующему хранению и использованию (оформление дел, составление описей), передачу законченных производством дел в архив предприятия;
• выполнять отдельные поручения начальника отдела.

3. Права и ответственность
3.1. Инспектор имеет право:
не принимать от структурных подразделений приказы и указания, оформленные не в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии;
вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику отдела.
3.2. Инспектор несет ответственность за:

• состояние учета и регистрацию документов, указанных в п.2.1;
• формирование указанных в п.2.1 документов вдела, подготовку их к последующему хранению и использованию;
• невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных действующими правовыми актами и должностной инструкцией.

4. Взаимоотношения в процессе работы
4.1. Инспектор передает:

• приказы и указания, предназначенные к размножению и рассылке, в копировально-множительный участок и экспедицию;
• другие внутренние документы (докладные записки и т.п.) - в соответствии с поручениями и резолюциями руководства.

4.2. Инспектор в процессе работы взаимодействует с ответственными за делопроизводство в структурных отделах предприятия.
4.3. Инспектор исполняет обязанности начальника отдела во время его отсутствия (болезнь, отпуск, перерыв на обед и т.п.).
4.7. Примерный перечень документов бухгалтерии, имеющих постоянный срок хранения:

• сводные годовые и годовые бухгалтерские отчеты и балансы с документами к ним (приложения к балансу, специализированные формы, объяснительные записки и рекламации);
• годовой (сводный) отчет о финансовых результатах и их использованию;
• сводные годовые и годовые отчеты по финансированию;
• протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению годовых отчетов и балансов;
• аудиторские заключения;
• аналитические таблицы по разработке и анализу годовых отчетов и балансов;
• налоговые декларации;
• передаточные, разделительные, ликвидационные балансы с приложениями и объяснительными записками к ним;
• документы (протоколы, акты, заключения, ведомости, расчеты) по оценке и переоценке основных фондов; по оценке стоимости имущества и др.;
• паспорта зданий и сооружений - памятников архитектуры, находящихся под охраной государства;
• акты, ведомости переоценки и определения износа основных средств;
• штатные расписания (если они хранятся в бухгалтерии);
• лицевые счета по учету основного фонда.

Вопросы к разделу

1. Для чего предназначена инструктивная документация?
2. Какие вопросы Вы должны себе задать при написании документации?
3. Каковы особенности работы с внутрифирменной документацией?
4. Перечислите основные правила подготовки служебных записок.
5. Каковы основные принципы создания хороших инструкций?
6. На что необходимо обратить внимание при составлении организационно-распорядительных документов?

Задания для самостоятельного выполнения

Задание 1. Найдите руководство по программному обеспечению, где даны инструкции для пользователя. Чем они плохи? Какие изменения нужно внести, чтобы их усовершенствовать?
Задание 2. Подготовьте ряд черновых письменных инструкций для выполнения следующих задач:

• Приготовить и подать на стол омлет с сыром и грибами;
• Получить 1000 рублей из банкомата;
• Справиться с проколотой велосипедной или автомобильной шиной.

Ваш комментарий о книге
Обратно в раздел языкознание